Rådgivning om samarbejdsprojekter med Kunstfonden

Kunstfonden

Kunstfondens Legatudvalg for Billedkunst er tilskudsyder og indgår med et til to medlemmer i styregruppen for kunstprojektet.

I Kunstfonden bidrager vi med:

• kunstfaglig rådgivning i forhold til rammerne for kunstopgaven og valg af kunstner
• kunstfaglig kvalificering af kunstnerens skitseprojekt

Desuden stiller Kunstfonden en projektansvarlig fra fondens sekretariat til rådighed til kunstfaglig rådgivning og vejledning i projektets faser alt efter, hvad behovet er. Slots- og Kulturstyrelsen er sekretariat for Kunstfonden. 

Modtagerinstitution/bygherre

Modtagerinstitutionen af kunstværket/bygherren er blandt andet ansvarlig for:

• at projektlede det overordnede projekt, som kunstværket hører under
• at realisere værket, når kontrakten for realisering af kunstværket er underskrevet af modtagerinstitution/bygherre og kunstner
• at udpege en formel projektejer til styregruppen for projektet, en projektleder og to til tre medlemmer til styregruppen (ud over projektejer). Projektlederen betjener styregruppen.

Kunstner

Det er kunstnerens ansvar, at kunstopgaven bliver realiseret i overensstemmelse med dét skitseforslag, dét budget og dén tidsplan, som styregruppen godkender. Det er også kunstnerens ansvar, at kunstopgaven bliver gennemført i tæt dialog med modtagerinstitutionens/bygherrens projektleder.

Byggefaglig konsulent

Kunstfonden kan udpege en byggefaglig konsulent til at hjælpe kunstneren i skitsefasen og kan dække honoraret til den byggefaglige konsulent. Konsulenten hjælper kunstneren med:

• at indhente tilbud på materialer og udførsel
• at opstille budget og estimere udgifter til drift og vedligeholdelse
• at afklare holdbarhed af materialer og udførelse
• at afklare eventuelle krav fra myndigheder

Styregruppe

I et kunstprojekt er det vigtigt, hvordan vi organiserer arbejdet. Derfor har modtagerinstitutionen/bygherren ansvar for at nedsætte en styregruppe. Styregruppen skal være opdragsgiver for kunstopgaven og fuldstændig beslutningsdygtig i forhold til alle aspekter ved projektet. Det er projektleder, der leder styregruppen.

Styregruppen har blandt andet ansvar for:

• at godkende projektets budget, tidsplan og skitseforslag
• at godkende eventuelle ændringer i budget og tidsplan samt væsentlige ændringer i forhold til det godkendte skitseforslag, når kunstopgaven skal realiseres

Så snart I har fået nedsat en styregruppe og fået kortlagt det sted, hvor opgaven skal udføres, har I lavet det forarbejde, der skal fremlægges på 1. møde med styregruppen.

Forud for mødet skal repræsentanterne for modtagerinstitutionen/bygherren have afklaret eventuelle forventninger til kunstopgaven med baglandet. På den måde sikrer I bred opbakning til projektet.  

På mødet besigtiger Kunstfonden stedet, hvor kunstprojektet skal placeres, og styregruppen drøfter:

• movitationen for at tænke kunst ind i et bygge- eller anlægsprojekt eller i forbindelse med en bestemt problemstilling eller situation
• forskellige modeller for udvælgelse af en eller flere kunstnere
• eventuelle praktiske forhold, der har betydning for kunstprojektet
• tidsramme og økonomi for projektet

Styregruppen beslutter herefter rammerne for kunstopgaven, såsom intentioner, placering, tidsfrister med mere.

Projektleder indkalder til 2. møde i styregruppen.

På mødet drøfter styregruppen:

• kriterier for vurdering af skitseforslag
• hvilke kunstneriske praksisser der er egnede til opgaven
• kunstnerforslag, der præsenteres af den kunstfaglige repræsentant fra Kunstfonden.

Styregruppen beslutter:

• kunstnervalg og model for udvælgelse
• kriterier for vurdering af skitseforslag
• model for projektets gennemførelse.

Møde med kunstner

Når styregruppen har udvalgt en eller flere kunstnere til at løse kunstopgaven, indkalder projektleder til 3. styregruppemøde. På mødet besigtiger den/de udvalgte kunstnere stedet og går i dialog med de lokale repræsentanter om:

• intentionerne med kunstopgaven og forventninger til det endelige kunstværk
• kunstopgavens rammer, der er besluttet på 1. styregruppemøde
• kunstnerens opgaver og ansvar i forbindelse med skitsearbejdet og gennemførsel af værket
• tidspunkt for skitsepræsentation. Kunstneren skal have 3-4 måneder til at udarbejde et skitseforslag.

Skitsepræsentation

Projektleder indkalder til 4. møde i styregruppen, hvor en eller flere kunstnere præsenterer deres skitseforslag.

På mødet fremlægger kunstneren/kunstnerne blandt andet:

• en visuel dokumentation af kunstopgaven. Det kan være modeller, skitser, powerpoint-præsentationer med videre
• en kort præsentation af den kunstneriske idé, og hvordan skitseforslaget forholder sig til intentionerne og kriterierne for kunstopgaven
• et budget baseret på indhentede tilbud
• en tidsplan, der er udarbejdet i dialog med byggeriets andre rådgivere.

På mødet vil styregruppen vurdere skitseforslag ud fra de aftalte kriterier og træffe beslutning om, hvorvidt skitseprojektet er godkendt.

Kontrakt og godkendelser af projektet

Når skitsefasen er afsluttet, og der er taget beslutning om at realisere kunstopgaven, skal modtagerinstitution/bygherre og kunstner indgå en kontrakt, før I kan gå i gang med kunstopgaven.

Det er ikke usædvanligt, at der kan gå adskillige måneder fra skitsen er godkendt, til kontrakten er klar til underskrivning. Inden I underskriver kontrakten, kan der nemlig være detaljer i projektet, der skal præciseres, og eventuelle myndighedsgodkendelser og politiske godkendelser skal være på plads.

Nu er det tid til, at værket skal realiseres. Det er kunstnerens ansvar at realisere kunstopgaven, så den stemmer overens med dét skitseforslag, dét budget og dén tidsplan, som styregruppen har godkendt. 

Desuden har kunstnerens i denne fase ansvar for: 

• at styre økonomien for kunstopgaven
• at fremlægge de ændringer, der kan være til det godkendte skitseforslag, budget og tidsplan for projektleder 
• at indgå aftaler og levere nødvendige tekniske oplysninger og krav til de entreprenører, der er tilknyttet kunstopgaven
• at udarbejde en plan for drift og vedligeholdelse af det færdige kunstværk. 

Projektleder har ansvar for: 

• at have løbende kontakt med kunstneren under produktionsfasen og hjælpe kunstneren med at indhente eventuelle myndighedsgodkendelser
• at varetage administration af projektets økonomi, herunder udbetalinger til kunstner. 
• at koordinere, når styregruppen godkender ændringer i budget, tidsplan og væsentlige ændringer i forhold til det allerede godkendte skitseforslag. 

Værket afleveres

Kunstner meddeler projektleder, når kunstopgaven er færdig. Herefter indkalder projektleder til et afleveringsmøde, hvor kunstner, modtagerinstitutionens styregruppemedlemmer og den byggefaglige konsulent deltager. 

På mødet vil der være en fælles gennemgang af værket. Planer for indvielse og kommunikation af værket vil også blive drøftet. Derudover vil modtagerinstitutionen/bygherren godkende kunstnerens endelige aflevering af værket på baggrund af en afleveringsprotokol samt kunstnerens plan for drift og vedligeholdelse.

I denne fase har projektleder blandt andet ansvar for at få taget professionelle fotooptagelser af værker.  Fotografierne skal være klar inden indvielsen, så de kan bruges til pressemeddelelse og anden kommunikation om værket.

Indvielse og kommunikation

Projektleder orienterer den projektansvarlige i Kunstfondens sekretariat, når værket er endeligt afleveret.

Herefter har projektleder ansvar for at arrangere indvielsesarrangement eller anden offentliggørelse af værket, herunder kommunikation til pressen. 

Forud for indvielsen kan I også tænke i forskellige formidlingsformater. Det kan for eksempel være formidlingsskilt til værket, interview med kunstner, webfilm om værket, omtale på modtagerinstitutionens/ bygherrens hjemmeside, intranet med mere. 

Projektet afsluttes

Efter projektets afslutning aflægger projektleder regnskab til Kunstfonden.
Kunstfonden har herefter ansvar for:

• at sikre registrering og professionel dokumentation af værket. Ud over tilskuddet til kunstopgaven afsætter Kunstfonden også midler til og varetager: 
  • formidling af kunstopgaven på vores.kunst.dk
  • værkskilte til stedet. 

Det er modtagerinstitutionen/bygherren, der har ansvar for, at værket fremstår i en kunstnerisk forsvarlig stand for offentligheden. Kunstværket skal holdes ved lige, som det fremgår af den endelige plan for drift og vedligeholdelse.

Efter kunstværket er blevet realiseret, skal værket og kunststøttens betydning i borgernes hverdag formidles videre til omverdenen. Derfor anbefaler vi i Kunstfonden, at projektlederen i minimum ét år efter værkets endelige aflevering beholder funktionen som projektleder for kunstopgaven. Desuden kan der ofte opstå uforudsete ting, som indebære praktiske opgaver og dialog med borgere og driftsansvarlige. Og disse opgaver vil projektlederen kunne varetage.